事務仕事を簡素化するお話です。

 

福祉有償運送という仕事をしているのですが、
「サービス実績に合わせて市へ請求書を送る」
という仕事が、毎月あります。
その請求書というのが、「紙」でしか存在しません。

その紙を「原紙」として保管し、毎月コピーして、手書きして郵送。
・・・なんて昭和っぽいんだ。

 

［改善策１］
（１）「原紙」をスキャンしてPDF化します。
（２）PDF-XChange ViewerやFoxit Readerといったソフトで、
PDFファイルにテキスト入力します。

あとは毎月、入力したテキストを修正してあげればOK。
でも、実績はエクセルで管理しているのに、
それをいちいちコピペしていかないといけないのは、非効率的。

 

［改善策２］
そこで、今回のテーマ「PDFにエクセルデータを埋め込んじゃう」方法です。
といっても、エクセルには、PDFを読み込むことはできません。
背景画像にする方法もありますが、サイズコントロールがむずかしい。
ということで、ふつうに、PDFを画像化して挿入する方法を使います。

（１）PDFファイルを画像化します。
（「PDF PNG 変換」などで検索すると、いろんなWebサービスが見つかります。）
（２）（１）の画像ファイルを、画像処理ソフトで開きます。
そして、白い部分を透明化して、PNG形式で保存します。
（３）（２）の画像をエクセルに挿入し、左上にピッタリ合わせます。
（↓法人名など固定の部分は、XCahnge Viewerで入力してしまってあります。）

（４）データを入力したい欄とセルの位置が合うよう、
行の高さや列の幅を調整していきます。
（５）別シートに、入力データが含まれる表を作成します。

（６）挿入した画像を非表示にして、データを入れたい部分に（５）の値が入るよう、
関数・数式を入力していきます。

こうすれば、（５）の表を書き換えるだけで、書類が完成します。
合計も、電卓なんか使わなくて済みます。

 

［改善策３］
改善策２のようなめんどうなことをするくらいなら、
「原紙」そっくりな帳票を、エクセルで作っちゃえばいいんですよね^^;
PDFに、仮想的にエクセルを埋め込む方法を思いついちゃったんで、
それを実践したかっただけです、すみません。